一人親方の場合は、自分で請求書を書かなければなりません。
会社であれば事務担当の人にお願いすることもできますが、一人親方は個人事業主ですので、自分で請求書を作ります。
そうなると、一人親方にとって、請求書は重要な業務の一つと言えます。
しかし、正確かつ丁寧に作成しなければならないため、作成には多くの時間と労力が必要です。
そこで今回は、一人親方の請求書の書き方について、請求書の基本事項から作成手順、発行後の注意点まで、しっかりと理解できるように、わかりやすく解説していきます。
また、請求書に関するよくある質問についても回答し、一人親方が安心して業務を進められるようにサポートしていきます。
請求書の専用書類であれば書き込むべき項目別に記入欄がありますので、それほど難しいことはありませんが、必要事項を確認しておきましょう。
また、人工代での書き方が分からない場合もあると思いますので、人工代での書き方についても解説します。
請求書の作成は、初めての方でも大丈夫です。ぜひこの記事を参考に、正確かつスムーズな請求書作成に取り組んでいきましょう。
一人親方が作成する請求書の基本事項
そもそも請求書とは、販売やサービス提供などの取引において、取引相手に対して請求金額や支払い期日、取引内容などを記載した書類のことです。
一人親方が自身のビジネスにおいて請求書を作成することで、正確な請求金額の明示や支払い期日の提示ができ、取引相手とのトラブルを未然に防ぐことができます。
請求書の書き方の基本
請求書を作成する際の基本的な書き方には、次のようなものがあります。
- 書式は清書したものを用いる。
- 必要事項を漏れなく記載する。
- 書体は読みやすいものを用いる。
- 全体的にレイアウトに統一感を持たせる。
- 日付の表記は、西暦の年月日を用いる。
- 金額は数字で表記し、円マークを付ける。
- 支払い期日を記載し、注意書きなどで明確に提示する。
請求書に必要な項目とその書き方
請求書には、必要最低限の項目を記載する必要があります。主要な一般的な項目には以下が挙げられます。
- 発行日
- 請求書番号
- 顧客名や会社名
- 取引内容やサービス名
- 数量や単価
- 金額（税抜き、税込み）
- 支払い期日
- 振込先口座情報
また、一人親方が業務を行う上で必要な特定商取引法に関する事項や、消費税の処理方法についても必要に応じて記載する必要があります。
建設業の場合の必要事項は後ほど解説します。
一人親方の請求書のテンプレート
「一人親方の請求書」の雛形・テンプレートというものはありませんので、普通の請求書のテンプレートを使えば問題ありません。
インターネット上にあるエクセルの請求書のテンプレートを使うか、文具屋さんなど売っている手書き用の請求書を購入して用意することになります。
ちなみに、エクセルにはもともとテンプレートとして以下のような請求書が用意されています。
そのテンプレートを使っても問題ないです。
請求書の作成前にするべきこと
請求書を作成する前に、以下の作業を行うことが大切です。
- 完了確認：取引内容が正確かつ完了しているかを確認しましょう。
- 支払い期日の確認：支払い期日はいつかを確認しましょう。また、支払い方法も確認しておくことをおすすめします。
- 消費税の処理方法の確認：自身の業務内容によって消費税の処理方法が異なるため、正確に理解しておくことが必要です。
一人親方の工事請求書の書き方
実際の一人親方の工事請求書の書き方ですが、基本的には
- 請求先会社の情報
- 請求日
- 請求書番号（なくてもかまいませんが、請求書に通し番号を付けておくと未払分などのチェックがしやすくなります）
- 工事名
- 金額
- 請求内容内訳
- 小計
- 消費税
- 合計
- 振込先情報
- 入金期限日
が含まれていれば大丈夫です。
請求書の確認と修正
請求書の作成後は、以下の点を確認しましょう。
- 書き間違いや漏れがないか
- 金額が正確であるか
- 支払い期日や支払い方法が正確であるか
もし誤りがあった場合は、速やかに修正し、正確かつわかりやすい請求書を作成することが大切です。
一人親方の常用単価請求書の書き方
常用とはある仕事を決められた時間行ったら、いくら貰えるという契約の方法のことを言います。
小さな仕事に対して使われることが多いですが、一人親方の場合は結構常用での契約が多いかもしれません。
常用契約は「人件費＝人工」で計算するのが基本とされています。
常用の場合も基本的には上記の請求書の書き方と同様です。
人工（人工代）での請求書の書き方
人工とは、人件費と技術費などを盛り込んだ意味として建設業で使用される言葉です。
IT業界のシステム開発などでも使われることが多いですね。
算出方法は、1日2万円の費用で1人が現場で勤務した場合は
1人工=2万円
となります。
この場合は、実際に稼働した時間が5時間だったとした場合でも、1日単位になるので２万円請求することになります。
請求書へ記載する場合は、以下のように書けば問題ありません。
| 日付 | 内容 | 数量 | 単位 | 単価（税抜き） | 消費税 | 小計（税込） |
| 2000/1/1 | 人工費（1名） | 20 | 人工 | 20,000円 | 10% | 440,000円 |
内容を人工費、数量は日数、単位は人工としておきます。
請求書の発行後の注意点
請求書を発行した後の注意点も見ていきましょう。
請求書の送付方法
請求書を発行したら、顧客に送付する必要があります。
送付方法には、郵送、メール、FAXなどがあります。郵送は確実性が高い反面、手間がかかります。
メールは手軽で迅速に送付できますが、紛失や不着のリスクがあるため、確認する必要があります。FAXは、受信が確認できる場合は迅速で確実ですが、受信側の環境によっては読み取りにくい場合があるため、確認する必要があります。
送付方法は、顧客との約束や、業種や取引形態によって異なるので、適切な方法を選択しましょう。
最近は、請求書をPDFにしたメールで受け付けてくれる会社が増えていると思いますが、まだまだ、中小企業だと紙の原本を送付してくれないと払わない、というところもあります。
事前に確認して失礼がないようにしておきましょう。
請求書の支払い期日と督促
請求書には支払い期日を記載する必要があります。
支払い期日を過ぎた場合は、顧客に督促を送付する必要があります。督促を送付する際には、第一督促状、第二督促状、支払督促状の順に送付することが一般的です。
その際には、丁寧でわかりやすい文章を心がけ、約束した日に届くように送付しましょう。
また、支払い期日を過ぎても支払いがない場合は、法的手続きを考える必要があるため、早めの対応が必要です。
支払いが遅れた場合の対処法
支払い期日を過ぎても支払いがない場合は、まずは顧客に対して問い合わせをすることが大切です。
支払いが遅れる理由を確認し、解決策を共有することで、支払いが滞ることを回避できる場合があります。
また、支払いが滞った場合は、利息を請求することができるので、利息の計算方法についても調べておきましょう。
さらに、法的手続きを考える場合は、弁護士や司法書士に相談することが必要です。
一人親方の請求書に関するよくある質問と回答
請求書の書き方にはいくつかのルールがあり、初めて作成する人はよく間違いをしてしまいます。よくある請求書の書き方の間違いとその解決方法を紹介します。
- 住所や電話番号の書き漏れ
請求書には発行者の住所や電話番号が必要です。書き忘れてしまった場合は、追記して再発行しましょう。 - 項目の抜け漏れ
請求書に必要な項目が抜けてしまうことがあります。必要な項目を確認し、漏れがないか確認しましょう。 - 支払い期日の記載漏れ
支払い期日が明記されていない請求書は支払いが遅れる原因となります。必ず支払い期日を記載しましょう。 - 税金に関する記載の不備
請求書には消費税などの税金に関する記載が必要です。税金の計算方法や明細がわからない場合は、税理士や会計士に相談しましょう。
請求書の支払い期日に関する疑問
Q: 請求書に記載された支払い期日が過ぎてしまった場合、どうすればよいですか？
A: まずは、お客様に対して親切に電話やメールで催促することが重要です。万が一、支払いを忘れていたり、請求書が届いていなかったりする場合もあります。また、支払いが遅れた理由を確認することも重要です。もし支払いを滞らせる理由がある場合は、迅速かつ適切な対応をすることが必要です。
Q: 請求書の支払い期日はいつに設定すればよいですか？
A: 請求書の支払い期日は、お客様との取引内容や業種によって異なるため一概には言えません。ただし、支払いを受け取るまでの期間を十分に見込んで設定することが重要です。一般的には、商品やサービスの提供から1か月程度を目安に設定することが多いですが、取引相手との協議が必要になる場合もあります。
請求書の発行後の対処法に関する疑問
Q: 請求書に誤りがあった場合、修正した請求書を再度発行すべきですか？
A: 請求書に誤りがあった場合、修正した請求書を再度発行することが望ましいです。特に、誤った金額や不正確な情報が含まれている場合は、迅速に修正することが必要です。修正した請求書には、修正箇所や修正理由を明確に記載することが重要です。
Q: 請求書が支払われなかった場合、どうすればよいですか？
A: 請求書が支払われなかった場合は、まずはお客様に対して親切に催促することが大切です。万が一、支払いを拒否された場合は、法的手段を考えることが必要になる場合もあります。その場合は、弁護士や司法書士に相談し、適切なアドバイスを受けることが重要です。
まとめ
一人親方が請求書を作成する際は、正確かつ丁寧な作成が求められます。
必要な項目を確認し、書式を整えることで、相手に分かりやすい請求書を作成することができます。
また、請求書の送付方法や支払い期日など、発行後の注意点も押さえておくことが重要です。
適切に対処することで、トラブルを未然に防ぎ、円滑なビジネスの推進につなげることができます。
一人親方にとって、請求書は重要な業務の一つです。正確かつ効率的に作成することで、スムーズな経営を実現することができます。
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